8 быстрых способов повысить продуктивность сотрудников на рабочем месте

Самым важным элементом компании являются ее сотрудники – в конце концов, продуктивные сотрудники – это в первую очередь то, что делает компанию успешной.


Чтобы измерить производительность сотрудников, вам сначала нужно поговорить со своими сотрудниками и определить стандарт, с которым вы будете сравнивать результаты отдельных сотрудников. 

Измерить продуктивность сотрудников поможет:

1. Измерение количества продаж.
Доказательство того, что у вас высокая производительность: большое количество продаж.
Как это измерить? Вы определяете количество продаж в месяц, которое должен сделать ваш сотрудник, а затем сравниваете их ежемесячные результаты с этим числом.
Например, вы решаете, что каждый сотрудник должен делать 100 звонков в месяц, устанавливать 20 контактов и 10 продаж. Если сотрудник делает 120 звонков, но только 5 продаж, он не достигает нормы. Если сотрудник делает 80 звонков, но 15 продаж, он превосходит установленный стандарт.

2. Достижение целей.
Доказательства высокой продуктивности: достигнуто большое количество целей.
Как это измерить? Вы определяете количество целей в месяц, которые необходимо достичь вашим сотрудникам, а затем сравниваете их ежемесячные результаты с этим числом.

3. Измерение прибыли.
Доказательство того, что у вас высокая производительность: высокая прибыль.
Как это измерить? Вы определяете идеальную годовую прибыль для своей компании. Если вы достигнете или превзойдете это, вы доказали продуктивность своих сотрудников. Если вы не справитесь, ваши сотрудники не достигнут ожидаемого процента производительности.

4. Измерение объема выполненной работы.
Доказательство вашей высокой продуктивности: большое количество выполненных задач.
Как это измерить? Вы определяете количество задач в неделю, которые должны выполнить ваши сотрудники, а затем сравниваете их ежемесячные результаты с этим числом.

5. Измерение качества выполненных работ.
Доказательство вашей высокой продуктивности: все проекты, независимо от их количества, выполнены качественно.
Как это измерить? Вы определяете параметры, которые определяют завершенный проект как качественный и успешный, а затем вы определяете, сколько из ваших завершенных проектов соответствуют этим параметрам. Например, когда вы разрабатываете приложение, проект считается успешным и качественным, если приложение работает, если оно соответствует всем требованиям клиента и, если клиент удовлетворен.

6. Измерение затраченного времени.
Доказательство вашей высокой производительности: меньше времени, потраченного на работу над проектом.
Как это измерить? Установите оценки времени, которое потребуется сотрудникам для выполнения всех задач, связанных с вашим проектом, и сообщите клиенту о сроках выполнения проекта на основе этих оценок. Попросите своих сотрудников отслеживать время, которое они тратят на выполнение этих задач. Если вы закончите раньше крайнего срока, ваша команда хорошо распорядилась своим временем (и графиком).

Как вы рассчитываете продуктивность сотрудников?

Чтобы понять, как можно повысить производительность труда сотрудников, сначала необходимо рассчитать текущее состояние производительности сотрудников. Существуют различные способы сделать это, но наиболее распространенный метод обычно включает сравнение производительности сотрудника с относительными затратами, которые он приносит компании – конечная цель – получить от сотрудника больше ценности, чем ему платят, но как видно в предыдущем разделе, индикаторов высокой производительности сотрудников больше.

Вы также можете рассчитать процент возможной производительности сотрудников в вашей компании, если выполните следующие 4 шага:

1. Определите стандарт.
Вы будете измерять все свои уровни производства по этому стандарту.

2. Определите, сколько времени у вас есть в рабочей неделе.
Если у вас пятидневная рабочая неделя при дневной норме 8 часов, у вас есть 40 часов или 2400 минут времени в неделю.

3. Вычтите из рабочей недели все «непродуктивное» время.
Сюда входят все ваши обеденные перерывы, короткие перерывы, встречи и тому подобные мероприятия. Например, если вы тратите около 30 минут на обеденный перерыв, 30 минут на короткие перерывы и 1 час на собрания каждый день, это 10 часов или 500 минут, которые вы должны вычесть из общего времени рабочей недели. Таким образом, у вас останется 1900 минут продуктивного рабочего времени.

4. Рассчитайте процент.
Разделите количество доступного производительного времени (1900) на количество доступного рабочего времени в неделю (2400), затем умножьте на 100, чтобы получить процент продуктивности (1900/2400 * 100 = 79%).

При расчете процента продуктивности помните 2 важных вещи:
• Вы никогда не сможете быть продуктивным на 100%.
• Ваш процент продуктивности – это только идеальная цифра – сотрудникам нужно будет сосредоточиться и избегать отвлекающих факторов, чтобы достичь максимального процента продуктивности компании в 79%.

Как повысить продуктивность сотрудников на рабочем месте?

Чтобы повысить продуктивность сотрудников на рабочем месте, вам необходимо выполнить 8 следующих шагов:

1. Улучшение условий труда.
Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники работали продуктивно, вам нужно убедиться, что они работают в оптимальных условиях.
• Убедитесь, что в офисе много естественного света. Сотрудники, которые работают в офисе с окнами и достаточным естественным освещением, спят ночью на 46 минут больше – они более отдохнувшие и с большей вероятностью сосредоточатся, когда придут на работу.
• Добавьте в офис растения.
• Не оставляйте цвет стен белым. Сотрудники совершают больше ошибок, когда работают в офисах с белыми стенами – вместо этого выбирайте красный (он помогает при выполнении задач, ориентированных на детали), зеленый (помогает мотивировать), синий (повышает творческий потенциал).

2. Оптимизация электронной почты.
Исследования утверждают, что многие люди тратят 13 часов в неделю на электронные письма – умножьте это на количество сотрудников в вашей компании, и вы получите точное количество часов, которые вы могли бы потратить более продуктивно.
• Определите время только для писем. Поручите своим сотрудникам выбирать временное окно каждый день, когда вы будете работать с электронной почтой, и придерживайтесь этого времени – выполняйте всю переписку по электронной почте в течение 1 часа после обеда или за 1 час до ухода с работы.
• Отправляйте короткие электронные письма. Научите своих сотрудников быть вежливыми, точными в своих вопросах и откровенными в ответах при написании электронных писем.
• Воздержитесь от писем своим сотрудникам посреди ночи. Такие электронные письма поздно вечером могут вызвать стресс у ваших сотрудников, повысить их уровень беспокойства и снизить их шансы на хорошую работу завтра утром.

3. Оптимизация встреч.
Сотрудники тратят почти 87 часов в месяц на различные встречи, что составляет 37 миллиардов долларов потерянных в год, поскольку многие встречи превращаются в непродуктивные обсуждения.
• Уменьшите количество встреч в день, неделю, месяц. Проводите только самые важные встречи.
• Уменьшите количество участников встречи. Некоторые сотрудники могут иметь жизненно важное значение для ваших встреч, но других не следует заставлять приходить каждый раз. Вместо этого наиболее продуктивным решением будет продолжить их обычную работу.
• Сократите время, проводимое на каждой встрече. Вам достаточно 15-20 минут на встречу, чтобы осветить самые важные моменты.

4. Разрешение гибкого графика.
У разных людей пиковое время продуктивности в течение дня разное, поэтому строгое расписание с 9 до 5 или усердная работа с самого раннего утра может не подойти всем.
• Сделайте рабочий график гибким — вместо того, чтобы работать 8 часов подряд в день, позвольте вашим сотрудникам работать в двух меньших временных блоках, которые вместе равны 8 часам. Например, пусть они отсчитывают рабочее время с 7:00 до 13:00, идут в тренажерный зал, на длительный обед, а затем заканчивают свой рабочий день с 15:00 до 17:00. Они будут чувствовать себя более продуктивными и эффективными – они получат новый прилив энергии после долгого полноценного двухчасового перерыва и избегут ужасного послеобеденного спада, который сотрудники обычно испытывают до закрытия.
• Разрешите удаленную работу – несмотря на некоторые проблемы с удаленной работой, 65% сотрудников считают, что они более продуктивны, когда работают вне офиса, а 47% желают, чтобы их компания предоставила это преимущество. Выберите должности, позволяющие работать удаленно, определите часы доступности для удаленных сотрудников, определите конкретное время ответа и дайте сотрудникам указание регистрировать свое время для отчетов о производительности.

5. Обеспечение обучения для сотрудников.
Обучение и развитие помогают улучшить знания сотрудников, а затем и производительность их труда.
• Используйте специализированное программное обеспечение. Программное обеспечение для управления обучением, предлагает различные полезные курсы, которые помогают сотрудникам расширить свои старые навыки и освоить новые. Они также предлагают аналитику и статистику, чтобы вы могли отслеживать прогресс своих сотрудников.
• Обеспечьте практическое обучение. Этот тип обучения позволяет сотрудникам проверять эффективность определенных учебных задач, давая им возможность опробовать их по мере того, как они узнают о них.
• Позвольте сотрудникам учиться в удобном для них темпе. Спешка по сложным темам не позволит закрепиться новым знаниям или не позволит сотрудникам проверить свои новообретенные навыки. Лучше предоставить сотрудникам время для обработки своего обучения или обучения в своем собственном темпе.

6. Устранение микроменеджмента при делегировании задач.
Делегирование задач само по себе продуктивно, но менеджеры часто не могут отказаться от задач, которые они поручили другим, поэтому они тщательно контролируют каждую деталь, делая делегирование задач бессмысленным. Более того, до 85% сотрудников чувствуют себя деморализованными из-за микроменеджмента – постоянный надзор заставляет их терять веру в свои способности, и они работают не на должном уровне.
• Вместо этого управляйте ожиданиями и требованиями. Если вы ищете конкретный результат, вам придется дать рекомендации своим сотрудникам. Вам также необходимо сообщить своим сотрудникам, чего вы от них ожидаете – и не все благонамеренные требования к задачам приведут к правильным ожиданиям задач.
• Как только вы делегируете полномочия, выйдите из комнаты. Сотрудники будут чувствовать себя более независимыми, более расслабленными и более уверенными в своих силах, если над их головами не будет постоянно нависать руководитель.

7. Улучшение связи в офисе.
В командной работе хорошее сотрудничество ведет к оптимальной продуктивности и эффективности, а хорошее сотрудничество проистекает из хорошего общения и обратной связи.
• Целенаправленно выстраивайте командную работу. Эффективная командная работа не возникает случайно – вам и вашей команде придется приложить усилия, чтобы стать эффективной командой. Время от времени вы можете начать с организации случайных посиделок – устроить корпоративную вечеринку, устроить встречу с сотрудником, организовать пейнтбольный матч. Когда приходят новые сотрудники, убедитесь, что они чувствуют себя на рабочем месте желанными гостями и равными со своими новыми коллегами.
• Найдите идеальное средство общения. Ваша компания может использовать средства связи, электронную почту и телефоны для связи, но вам необходимо узнать, как каждый сотрудник отвечает лучше всего.

8. Поощрение заботы о себе.
Поощрение сотрудников заботиться о себе имеет большое значение для поощрения сотрудников к заботе о своих задачах и проектах.
• Поощряйте использование пособий по страхованию здоровья. Убедитесь, что сотрудники осведомлены обо всех преимуществах для здоровья, которые предлагает компания, а затем не забудьте побудить их пройти доступные полные медицинские осмотры, вакцинацию и другие льготы.
• Предложите полезные курсы самообслуживания. Вы можете записать своих сотрудников на курсы по снятию стресса или управлению временем, чтобы помочь им научиться снимать повседневный стресс, лучше управлять своим временем или изучить любые другие полезные методы ухода за собой.
• Признавайте достижения сотрудников. Кажется практичным обращаться к своим сотрудникам только тогда, когда вам нужно указать на ошибки в их работе, но это непродуктивная практика. Сотрудникам нравится знать, что их тяжелый труд ценится – 79% профессионалов бросают работу из-за того, что на рабочем месте их не ценят. Такой жест помогает поднять их уверенность, поэтому не торопитесь, чтобы выделить достижения и сильные стороны людей, когда сможете.
Как только вы поймете важность продуктивности сотрудников для успеха вашей компании, вам нужно будет предпринять правильные шаги для измерения, расчета и, что наиболее важно, увеличения этого ценного бизнес-ресурса.
Для этого вам необходимо уделять одинаковое внимание тому, что выгодно для вашей компании и что полезно для ваших сотрудников – убедитесь, что вы улучшаете условия на рабочем месте, оптимизируете электронную почту и встречи, позволяете гибкие графики работы сотрудников, обеспечиваете оптимальное обучение сотрудников, воздерживайтесь от микроменеджмента всего, улучшаете коммуникацию в офисе, а также поощряете сотрудников к самообслуживанию.