Совещание – способы проведения и достижения эффективности

Совещание – способы проведения и достижения эффективности

Способы проведения совещаний

  1. Мозговой штурм. Предполагает, что участники относятся без критики к выдвигаемым идеям других, пусть они будут казаться им даже абсурдными. Цель – генерация нестандартных идей и подходов применительно к обсуждаемым вопросам. Это позволит не замыкаться в своих мыслях и создаст непринужденную обстановку. Благодаря этому методу участники дискуссии выходят за рамки шаблонов, выявляется творческий потенциал группы.

  2. Доклад. Выступление одного участника по определенной теме.

  3. Информационное совещание. Выступают все участники поочередно, высказываясь по определенной теме.

  4. Обсуждение. Предполагает выдачу информации самыми активными участниками. Применяется в том случае, если вопрос уже изучался и остались спорные моменты.

Психологические аспекты дискуссий

Рациональное изложение, правильная формулировка вопросов и, как следствие, умение находить на них ответы зависят от многих личных качеств. Например, это интеллектуальное развитие, эмоциональная уравновешенность, относительный успех в личном плане, уровень устойчивости к стрессам, умение работать в режиме многозадачности, возможности к быстрой сменяемости вида деятельности.

Ни в коем случае во время деловых совещаний нельзя переходить на личности, нужно соблюдать неписанные правила этики и уважения друг к другу. В любом случае ведущему дискуссии необходимо учитывать, что в любых деловых взаимодействиях есть два момента, мешающие друг другу. Первый – это предмет совещания, а второй – взаимоотношения между людьми.

Так, если один из участников проявляет нетерпение к чужим мнениям и не признает ничьих, кроме своего, то ни в коем случае нельзя эмоционально вовлекаться в это. Истину в таком переубеждении все равно не найти, так как каждый начинает «гнуть свою линию». Нужно просто принять во внимание (а иногда и пропустить мимо ушей) точку зрения импульсивного работника, не фиксируясь на ней, и продолжить разговор в рациональном ключе.

Зачем проводятся совещания?

Казалось бы, зачем отвлекать людей от работы, чтобы провести совещание? Начнем с того, что оно предполагает не просто обычный коллективный разговор с шефом, а обсуждение дел компании и того, как развивать деятельность в стратегическом плане, повысить личную и коллективную эффективность, конкурентоспособность на рынке. Сделать это с глазу на глаз с каждым сотрудником отдельно не рационально, да и это не прибавит коллективу сплоченности.


Но само совещание не должно быть внезапным, его надо заранее предусматривать и оговаривать, чтобы сотрудник мог максимально собраться, сосредоточившись на всех своих возможных идеях и текущих делах. Итак, рассмотрим подробнее этапы подготовки и структуру совещания.

Этапы подготовки и проведение дискуссии

  1. Определение целей, задач. Структурирование задач для правильной постановки вопросов. Далее, на этой основе отслеживаем интересующую нас информацию из внешних источников и делаем выводы, что нам нужно, а что нет. Ставим себе стратегическую цель, задачу-максимум. Потом определяемся с сопутствующими, вспомогательными вопросами оперативного характера.

  2. Выбор участников, ведущего и времени. Чем менее эмоционален по характеру будет ведущий, тем лучше, потому что эмоции всегда вступают в противоречие со здравым смыслом, а значит, умением искать выгоду.

Обычная структура совещания включает в себя: а) обозначение проблемы; б) цель; в) собственно обсуждение; г) анализ; д) итоги.

Продолжительность

Оптимальная продолжительность планерки – не более 40 минут. Это максимальное время, в течение которого сохраняется хорошая концентрация внимания и заинтересованность. Если обсуждение займет большее время, многие не смогут продуктивно вести разговор, интерес упадет, начнутся отвлечения и повторное обсуждение одних и тех же вопросов. Поэтому крайне важно организовать и ограничить продолжительность дискуссии.

Поможет в этом стол для переговоров с регулируемой высотой, который позволит проводить совещания стоя. Британский предприниматель, глава компании Virgin, Ричард Брэнсон считает, что во время стоячих совещаний люди принимают решение быстрее и не засыпают. Когда люди стоят или ходят, они генерируют больше плодотворных идей и сильнее склонны чувствовать себя единой командой.

Итоги

Если совещание было проведено правильно, то оно неизбежно будет иметь на выходе некоторые итоги, решения. Обязательно нужно заканчивать совещание на позитивной ноте. Так в сознании сотрудников данный процесс запомнится не как что-то обременительное, а с пользой проведенное время, и придет осознание их важности для компании. И в следующий раз они уже с большим удовольствием включатся в процесс обсуждения, чем неизбежно повысят свою компетентность, успешность и как следствие, повысятся успех и доходы фирмы на общем рынке.



Рекомендуемые товары:
Стол переговоров
Ergostol Team

Регулируемый по высоте переговорный стол

  • Мотор в каждой колонне
  • Высота: 61-126 см
  • Грузоподъемность: 140 кг
цена от
212 500 ₽

Ergostol Meeting UP Есть в шоу-руме
Ergostol meeting UP располагается на опорах замкнутого типа. Подобная конструкция ножек придает столу отменную устойчивость.
цена от
187 000 ₽

Ergostol Meeting UP Есть в шоу-руме
Ergostol meeting UP располагается на опорах замкнутого типа. Подобная конструкция ножек придает столу отменную устойчивость.
цена от
203 150 ₽